Como ter uma gestão da folha de pagamento eficiente?

Mesmo em negócios de pequeno porte, a gestão da folha de pagamento pode ser um verdadeiro desafio para os administradores — aliás, é um dos pontos com maior incidência de erros nas rotinas empresariais.

Essa tarefa exige a organização das informações sobre os colaboradores, bem como um controle financeiro rigoroso. Afinal, manter os vencimentos em dia é a principal obrigação do empregador para com seus colaboradores.

No post de hoje, você encontrará uma série de boas práticas para realizar uma gestão de folha de pagamento mais eficiente. Não deixe de conferir:

Contar com informações corretas

A folha de pagamento deve refletir a realidade, ou seja, o quanto a empresa verdadeiramente tem de pagar aos funcionários e ao governo. Isso porque os responsáveis dependem dessas informações para cumprirem adequadamente suas tarefas.

Um passo importante, portanto, é criar uma rotina de atualização dos cadastros, com o objetivo de eliminar profissionais desligados e revisar valores, se for o caso.

Além disso, a organização precisa contar com um controle de ponto eficiente, principalmente para evitar o pagamento de horas extras indevidas.

O modelo ideal, no entanto, pode variar de acordo com a quantidade de funcionários, mas atualmente já existem softwares mais baratos. Logo, é uma ideia viável para qualquer negócio.

Ter uma conta bancária específica

Uma forte tendência na busca por melhorar a gestão da folha de pagamento é criar uma conta-corrente específica para cumprir as obrigações com os colaboradores.

A prática facilita diversos pontos dessa operação, e apresenta as seguintes vantagens:

  • clareza das informações: a empresa sabe exatamente a quantia disponível para pagar vencimentos, bem como as entradas e saídas de valores;
  • elaboração de prova: a organização terá uma documentação demonstrando seus gastos com funcionários, o que pode ser útil em processos judiciais;
  • facilitação do controle: as informações sobre os pagamentos são encontradas com mais facilidade — tanto por controles internos como por eventuais auditorias.

Planejar o pagamento das principais despesas

Embora todo funcionário gere um custo anual para o negócio, a maneira como os pagamentos são realizados varia bastante. No dia a dia, verifica-se o seguinte:

  • salários, pagos mensalmente;
  • 13º salário, pago geralmente em duas prestações, nos meses de novembro e dezembro;
  • férias, pagas em um dos meses do ano, com adicional de 1/3.

Sendo assim, os administradores devem organizar as receitas, de modo que, no momento certo, existam recursos disponíveis para todas as obrigações. 

Isso pode ser realizado com a reserva mensal de valores para pagar férias e 13º salário ou, até mesmo, de quantias obtidas nos meses de alta do negócio. — fato é que terá de ser feito.

Utilizar um software de gestão

O controle da folha de pagamento exige a prática de ações repetitivas, como realizar cálculos, inserir informações em documentos, formatar arquivos etc.

Por isso, independentemente do tamanho do negócio, é recomendável utilizar um software de gestão para automatizar as principais rotinas e reduzir a carga de trabalho.

Tal medida permite que os profissionais responsáveis foquem em aspectos mais importantes, principalmente em garantir que as informações da folha estejam corretas.

Buscar o apoio de uma consultoria especializada

A implementação de rotinas mais eficientes exige um conhecimento especializado, principalmente noções de contabilidade. Afinal, além de tudo, é preciso entender a situação específica de cada negócio.

Consequentemente, contratar uma consultoria empresarial pode acelerar esse processo de estruturação. O auxílio de profissionais habilitados traz o know-how necessário para definir o que realmente precisa ser feito na organização.

Assim, além de colocar as demais dicas em prática, procure por bons consultores para desenvolver uma gestão da folha de pagamento mais eficiente.

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